Gestão de Departamento Pessoal: conheça os benefícios

22 de setembro de 2020
Descentralize processos e ofereça autonomia ao RH nos processos diários com a Gestão de Departamento Pessoal. A delegação de atividades pode não ser uma tarefa fácil dentro das empresas, mas cada vez mais se faz mais necessária. Prova disso é o cenário que vivenciamos nos dias atuais, onde diversas organizações se viram obrigadas a reestruturar do dia pra noite as tarefas executadas pelos seus colaboradores, onde muitos passaram a atuar em “home office”. A excessiva centralização dos processos de recursos humanos faz com que as atividades se tornem complexas, morosas e muitas vezes demandam retrabalhos e controle paralelos.

O papel do departamento pessoal nas empresas

O departamento pessoal, por exemplo, é considerado crucial na administração de uma empresa, tem suas atividades executadas por um time que normalmente fica isolado e sobrecarregado, uma vez que trata todas as jornadas dos funcionários, tem uma extensa lista de atividades focadas em questões burocráticas, que requerem atividades diárias para que o processo de fechamento da folha ocorra sem intercorrências, bem como a geração de encargos e o envio dos eventos ao ambiente do eSocial ocorra dentro do prazo determinado. Porém essas tarefas operacionais facilmente poderiam ser distribuídas para otimizar os processos de recursos humanos e assim dar foco na visão estratégica do setor.

As empresas que mantém as atividades concentradas correm sério risco de perder prazos ou então gerar horas extras dos colaboradores que trabalham no departamento.

Por exemplo, a admissão de um funcionário, mesmos nos casos onde a empresa tenha definido o processo de recrutamento, requer o envolvimento do departamento pessoal, uma vez que este cuida da parte burocrática, complementando os dados necessários, coletando assinaturas, cadastrando exames médicos, disponibilizando benefícios entre outros.

As vantagens da descentralização do RH 

Para que ocorra uma melhor fluidez deste e de vários outros processos, precisamos lembrar que a descentralização oferece grandes benefícios, criando um ambiente mais voltado a inovação, oferecendo autonomia aos usuários nos processos diários e acima de tudo, tornando o RH menos sobrecarregado. Aliado a tecnologia, certamente pode facilitar muito a vida profissional através de várias ferramentas.

Conheça a Gestão de Departamento Pessoal

Diante deste cenário, a Senior lança a Gestão de Departamento Pessoal. Um módulo da solução de HCM que tem como objetivo principal possibilitar aos usuários do departamento pessoal a descentralização e otimização das suas atividades diárias relacionadas às jornadas dos colaboradores da empresa para alimentar as informações para base de folha e que muitas vezes ficam sob responsabilidade de uma central administrativa.

Admissões, geração de históricos contratuais e eventuais, movimentações individuais e coletivas, inclusão de afastamentos, estabilidade, anotações, programações, lançamento de valores que impactam no cálculo da folha, podem ser executados por usuários “das pontas” deixando para a central apenas a tarefa de fechamento, permitindo assim focarem nos demais processos de gestão de recursos humanos. 

A seguir, separamos alguns dos principais benefícios da  Gestão de Departamento Pessoal. Acompanhe:

Autonomia para equipes do departamento pessoal
A Gestão de Departamento Pessoal permite aos usuários de cada filial ou unidade, a realização de suas atividades diárias de acordo com os critérios definidos pela empresa, otimizando o tempo da central administrativa no processo de fechamento da folha e proporcionando muito mais autonomia na hora de trabalhar.

Agilidade
Outro benefício é a agilidade que a solução proporciona nas tarefas que devem ser desempenhadas pelos usuários do departamento de pessoal. A Gestão de Departamento Pessoal deixa tudo mais rápido e os processos muito mais dinâmicos dentro do setor. Além disso, ao ser integrada com o módulo de admissão digital (Colabbe) pelo governo através do eSocial, a Gestão de Departamento Pessoal  otimiza o processo admissional dos funcionários garantindo muito mais rapidez no processo de admissão.

Produtividade
Com o apoio da tecnologia para tornar as jornadas do departamento pessoal 100% digitais, a produtividade também aumenta com atividades descentralizadas e feitas pela web.

Acompanhamento dos processos 
A solução também disponibiliza um acompanhamento totalmente digital, através da web, dos processos diários do departamento de pessoal. Acesso seguro, sem a necessidade de novos investimentos na infraestrutura, em qualquer dispositivo, com alta disponibilidade, podendo ser acessado em qualquer lugar através do seu navegador, bastando apenas ter disponível a internet para utilizá-lo.

Saúde e segurança do colaborador
A Gestão de Departamento Pessoal possibilita muito mais agilidade no processo de )saúde e segurança do colaborador, com soluções integradas com SST. Os dados considerados nos eventos do eSocial relacionados a Saúde e Segurança do trabalho serão gerados para que ocorra o correto envio das informações.

Centralização das informações em um único sistema
A utilização de planilhas ainda é uma realidade para diversas empresas, necessitando do posterior lançamento de informações por parte da central administrativa. Com o módulo essa situação acaba, uma vez que o usuário terá a possibilidade de executar suas tarefas diárias.

Personalização
Outra vantagem da Gestão de Departamento Pessoal é a possibilidade da criação de regras customizadas de negócio e criação de campos para atendimento das particularidades de cada cliente.

Um módulo flexível que se adequa a realidade da empresa, independente do porte ou segmento visto que, as regras pertencentes a organização, seja por definição de política interna, seja por convenção coletiva de trabalho do sindicato da classe ou até mesmo dados que devam ser preenchidos em algum momento, podem ser criados no módulo e solicitados no respectivo processo.

Internacionalização
Para empresas que buscam sua posição no mercado internacional, o módulo Gestão de Departamento Pessoal  já contempla a internacionalização. O módulo suporta a internacionalização, considerando que Inglês e Espanhol já está embarcado na solução.

Upload de arquivos
O upload de anexos com disponibilização imediata para outros usuários ou para central administrativa garante a segurança dos documentos além de manter a integridade e organização dos documentos, centralizando-os em um único lugar. A Gestão de Departamento Pessoal também permite que os documentos de cada funcionário sejam salvos em seu cadastro, evitando assim a necessidade de impressões e cópias.

Padronização dos processos do departamento pessoal
A Gestão de Departamento Pessoal ajuda no processo de padronização das jornadas de trabalho dos colaboradores a serem seguidas pelos usuários do módulo. Isso permite acelerar as atividades, além de gerar melhor controle com menos risco de erros, além de uma melhor produtividade dos usuários.

Redução do retrabalho
O retrabalho dos usuários é uma realidade em várias empresas. Com a implantação de um software que permite a padronização e definição das atividades a serem executadas, as tarefas poderão ser realizadas com maior rapidez e o melhor, muitas vezes de forma automática.

Centralização dos dados dos funcionários
O módulo de Gestão de Departamento Pessoal permite centralizar em um único local as diversas informações dos colaboradores, mantendo assim os dados organizados e de fácil acesso para consulta.

Podemos facilmente entender aqui que, o departamento pessoal envolve diversas atividades e para que tenhamos sucesso na execução, as atividades devem fluir da forma mais eficiente possível, atendendo assim às diversas demandas que ocorrem diariamente, pois essa possível falta de eficiência pode impactar em outras áreas, prejudicando inclusive outros setores da empresa.

Por isso, aposte em uma ferramenta que automatize processos, padronize tarefas, execute as jornadas com segurança, permita que todas as informações sejam entregues em tempo hábil, melhore o resultado e possibilite aos usuários a melhor experiência. Esse investimento na otimização dos processos pode trazer muitos benefícios para a empresa e usuários.


Fonte: Blog Senior Sistemas