GED: as vantagens do gerenciamento eletrônico de documentos

04 de agosto de 2020
A tecnologia traz cada vez mais iniciativas para transformar os processos das empresas e deixar as rotinas de trabalho mais dinâmicas e otimizadas. Um exemplo claro desse tipo de solução GED, sigla de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que nada mais é do que a gestão de arquivos eletrônicos que fazem parte do patrimônio das empresas.

Atualmente, arquivos físicos já não fazem mais muito sentido. Além do desperdício excessivo de folhas, a probabilidade de desvio de informações importantes é muito grande quando utilizamos documentos impressos, sem contar no espaço físico necessário para armazenar esse tipo de arquivo. 

A tecnologia transformou a gestão documental e o GED é uma iniciativa inteligente e estratégica para a organização de documentos, com praticidade e eficácia, condensando as informações em formato digital e automatizando os processos burocráticos envolvidos na sua gestão.

Como funciona a GED?

O principal objetivo do gerenciamento de documentos eletrônicos – GED é deixá-los organizados para que as informações estejam disponíveis para as pessoas certas, na hora e local exatos. É fundamental preservar a integridade desse material para que as informações não se percam. Assim, com a GED, há uma garantia de que os arquivos poderão ser acessados sempre que for preciso.

Um gerenciador eletrônico de documentos não só garante o armazenamento seguro das informações corporativas, mas também a rápida localização de qualquer arquivo, como fichas cadastrais, formulários, propostas comerciais, contratos, entre outros.

Grandes empresas que geram um volume considerável de transações diariamente, seja vendendo ou comprando, acabam gerando diversos registros a partir dessas relações. Contratos são assinados, documentos são compartilhados entre as partes e todo um fluxo comunicativo é estabelecido com base na integração de dados e documentos dos envolvidos. Por isso é tão importante que o ciclo de vida das informações seja integrado, seguro e automatizado.

As vantagens do GED

Abaixo, separamos alguns dos principais benefícios do GED para as empresas. Acompanhe!

- Acessibilidade em qualquer lugar
Com os documentos arquivados em nuvem, eles podem ser acessados pela internet de qualquer lugar e em qualquer dispositivo, evitando problemas de esquecimento em reuniões importantes e tornando todas as atividades mais simples.

- Redução de espaço de armazenamento
Através da Gestão Eletrônica de Documentos, a empresa não terá necessidade de um arquivo inativo com grande quantidade de documentos e pastas que, com a menor falta de cuidado, podem ficar desorganizadas. Além disso, com o GED é possível reduzir o uso de espaço, que se torna totalmente virtual, e não há risco de desorganização.

- Produtividade
O simples fato de não haver necessidade de procurar documentos no arquivo inativo oferece maior produtividade e ganho de tempo.

Entre as vantagens do GED, está a funcionalidade na qual o sistema apresenta os arquivos necessários a um simples clique do mouse, permitindo maior facilidade na busca, inclusive com a utilização de palavras-chave, tornando-se assim forma mais eficiente de como organizar documentos de uma empresa.

- Redução de custos
A Gestão Eletrônica de Documentos permite que a empresa reduza custos e gastos com impressão e arquivo de documentos que não são mais exigidos pela fiscalização ou por qualquer outra necessidade empresarial.

Outra vantagens do GED é que os arquivos necessários são impressos apenas sob demanda, em menor quantidade, oferecendo à empresa ganhou com a sustentabilidade, uma vez que haverá menor descarte de materiais no meio ambiente.

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Conectado ao BPM, o GED proporciona muito mais robustez e agilidade aos processos, já que faz o controle de acesso às informações, possibilitando que os documentos sejam auditados e gerenciados eletronicamente. Com isso, fica mais fácil atender a LGPD.

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Fonte: Blog Senior Sistemas