Business Process Management: entenda o que é BPM

28 de setembro de 2020
Entenda o que é BPM e quais as vantagens para a sua empresa. O nome Business Process Management, BPM, formado com base na língua inglesa, significa “gestão de processos de negócio”. Seu maior objetivo é ampliar a competitividade do negócio, otimizando ao máximo a produtividade dos colaboradores. Para isso, a colaboração da tecnologia é essencial, pois reduz ao mínimo o risco humano, aumenta a velocidade de execução, além de fornecer um panorama rico em dados e diversos pontos de vista para a direção da organização.

Isso significa que as decisões tornam-se muito mais rápidas e assertivas, pois, com apenas alguns comandos, é possível ter acesso a um olhar embasado e seguro. Ou seja, em poucas palavras, BPM é essencial para qualquer empresa que queira crescer e se destacar em seu ramo de atuação.

Com essa breve introdução, já pudemos esclarecer que BPM:
• não é uma metodologia
• não é uma estrutura de negócio
• não é uma ferramenta

BPM poderia ser definido, de forma bastante objetiva, como um rol de práticas com foco total na modelagem de processos de uma empresa. Ou seja, não existe uma conclusão desse trabalho, ele é constantemente revisado e melhorado, buscando sempre um alinhamento perfeito entre execução e resultado desejado.

Como é realizada a implantação do BPM em uma empresa

Apesar de à primeira vista parecer completamente focado na tecnologia, o BPM precisa, e muito, de recursos humanos para funcionar de forma eficiente em uma instituição. Confira os steps necessários para sua implantação:

Mapeamento de processos
Primeiramente, é realizada uma análise minuciosa de todos os processos existentes no momento na organização. É preciso mapear e documentar tudo, para que só então possa ser feita a análise de como tudo está funcionando, em todas as áreas do negócio. Conheça algumas das fases desse início de implantação:
• documentação de todos os processos atualmente adotados na empresa
• buscar colaboração de membros-chave da equipe, para que possam acompanhar e contribuir com as mudanças que deverão ser implementadas
• pesquisa minuciosa em busca de falhas e gargalos
• criação de novos formatos que permitam melhorias a serem propostas em seguida
• definição das prioridades para organizar o momento de implementação
• definição das atividades que terão seus processos automatizados
• acompanhamento contínuo de todos os novos procedimentos

Padronização
Nesse momento, é comum definir um processo que servirá como guia de boas práticas a ser adotado dali em diante pelos departamentos selecionados. Esse é o primeiro momento em que a equipe realmente começará a perceber as vantagens da adoção de um BPM. Muitos processos ficarão mais fáceis de serem operacionalizados, além do fato de que cada colaborador terá total ciência de qual a sua obrigação dentro desse contexto. Esse momento é importantíssimo para o sucesso do BPM, confira algumas das suas vantagens:
• a partir de agora, é possível prever e tomar decisões tendo como base erros e acertos registrados na plataforma
• todos se sentem mais seguros de que a legislação e todas as normas regulamentadoras estão sendo devidamente cumpridas
• cada membro da equipe se torna responsável por uma parte do processo, ou seja, elimina as zonas cinza na hora de cobrar qualquer obrigação
• elimina a grande maioria de erros humanos

Melhoria
Essa etapa também é conhecida como BPI (Business Process Improvement) ou seja, algo como “melhoria de processos”. É aqui que são feitas as primeiras correções nos processos, para que possam fluir com mais facilidade e sejam adotados por todos os colaboradores de forma mais intuitiva. Confira algumas das suas fases:
• preocupação em determinar uma ordem lógica para a realização dos processos
• capacitação técnica da equipe para que possam desempenhar a função com facilidade, além de prover a infraestrutura necessária para ampliar a produtividade
• aplicação de todas as benfeitorias projetadas e implementadas

Otimização
Nessa etapa, começa-se o exercício de ampliar a capacidade do sistema de forma a não colocar em risco sua eficiência e segurança. Conheça alguns dos benefícios, quando bem aplicada:
• total cumprimento das demandas
• redução de custos de mão de obra
• queda nas ocorrências de erros e inconsistências
• implemento do número de produtos e serviços realizados pela empresa
• maior segurança da qualidade das mercadoria

Vantagens do BPM

Além das vantagens mais evidentes, como otimização de processos da empresa, existem muitas outras frentes em que o BPM atua diretamente na melhora da competitividade do negócio. Confira algumas:

Maior transparência
O ambiente de trabalho é diretamente afetado pela implementação de um BPM. Isso porque cada colaborador precisa ter a exata dimensão da sua área de atuação, e isso, além de melhorar a comunicação interna entre as equipes, também melhora o clima de uma maneira geral dentro da organização.

Maior controle
Ao contar com o auxílio de um BPM, além de saber que todas as funções estão sendo cumpridas a contento, ainda existe a possibilidade de traçar e acompanhar indicadores de desempenho. Dessa forma, fica muito mais fácil identificar uma dificuldade e corrigi-la a tempo de poupar a empresa de qualquer tipo de prejuízo.

Ganho de produtividade
Ao facilitar os fluxos de trabalho, todos ganham. A equipe conta com mais tempo para se dedicar a questões estratégicas ao invés de ficar por horas cumprindo demandas operacionais. Isso faz com que todos se sintam mais seguros e motivados, o que impacta diretamente na produtividade de cada colaborador.

Mais agilidade
Ao tomar a decisão de automatizar os processos, é certo que a empresa já pode contar com muito mais agilidade e precisão no desempenho das tarefas. Isso sem falar nas tomadas de decisão, que passam a ser muito mais assertivas, já que agora serão baseadas em dados e não apenas achismos e intuição.

Entrega de resultados
É impressionante a velocidade com que o BPM passa a entregar resultados positivos e visíveis dentro da organização — além de ser uma alternativa extremamente barata frente aos ganhos que apresenta.

Eficiência
Com todos os processos automatizados, uma equipe treinada e segura e totalmente dedicada às estratégias do negócio só poderia resultar em maior eficiência, mais produtividade e mais destaque no mercado.

Redução de custos
Como o BPM é um processo que, a partir do momento em que inicia suas atividades, segue sempre monitorado e aprimorado, a tendência é que, com o passar do tempo, mais despesas sejam reduzidas e maior passa a ser o faturamento da empresa.

Segurança
Um efeito colateral da automação de processos é o aumento considerável da segurança das informações dentro da empresa, um atributo que atualmente tem muito valor dentro do ambiente de negócios.


Fonte: Blog Senior Sistemas